مزایای سیستم تیکتینگ

یک سیستم تیکتینگ مناسب می‌تواند یک سرمایه‌گذاری ارزشمند برای شرکت شما باشد و در صورت راه‌اندازی صحیح، مقدار زیادی در هزینه و زمان صرفه‌جویی خواهد شد. تا به حال، ایمیل‌ها ابزار رایج‌تری برای پشتیبانی درخواست‌ها در یک سازمان بوده‌اند. سهولت پشتیبانی از مشتریان و صرفه جویی در زمان و هزینه به وسیله سیستم تیکتینگ از جمله مزایای مهم استفاده از این سیستم است.

در شرکت‌های کوچک‌تر، هر زمان که کارکنان، نیازمند پشتیبانی در حوزه فناوری اطلاعات هستند، می‌توانند به‌راحتی به گروه فناوری اطلاعات خود مراجعه کرده و مسائل خود را حل کنند؛ اما به محض اینکه سازمان‌ها رشد می‌کنند، مدیریت مسائل کارمندان و درخواست‌های سرویس فناوری اطلاعات (IT) داخلی، سخت‌تر می‌شود. ایمیل‌ها هنگامی که شرکت‌ها کوچک هستند کاربرد دارند، اما سرعت و سادگی آن‌ها با درخواست‌های حجیم که در یک سازمان بزرگ مطرح می‌شوند، هماهنگی ندارد. اینجا جایی است که سیستم های تیکتینگ یا سیستم‌های مدیریت تیکت نقش‌آفرینی می‌کنند. سیستم تیکتینگ دارای مزایای متعددی نسبت به روش‌های معمول مانند ایمیل است.

رضایت کارکنان

اطمینان از اینکه تمام شکایات کارکنان شما، موردتوجه واقع شده و به‌موقع حل‌وفصل شوند، برای کسب و کار بسیار مهم است. استفاده از یک سیستم تیکتینگ به ساده و مؤثر شدن این فرآیند کمک کرده و تضمین می‌کند که تمام تعاملات با کارکنان یا مشتریان، کارآمد، مرتبط و شخصی هستند. همچنین، شفافیت مشخصه یک نرم افزار تیکتینگ است، مشتری را نه‌تنها زمانی که مسئله حل‌وفصل می‌شود، بلکه مشتری را در سراسر چرخهٔ تیکت، آگاه و حفظ می‌کند. افزون بر این، برخی از نرم‌افزارهای تیکتینگ از تعاملات چند کاناله پشتیبانی می‌کنند که به مشتریان اجازه می‌دهد از کانال مورد نظر خود برای برقراری ارتباط با گروه پشتیبانی IT استفاده کنند

کارایی

با یک سیستم تیکتینگ، هیچ نیازی به نیروی انسانی برای ایجاد ارتباط بین عوامل پشتیبانی متعدد، ساختار پوشه‌ای پیچیده و تگ‌های رنگی وجود ندارد. شما می‌توانید صندوق ایمیل پشتیبانی خود را با نرم‌افزار تیکتینگ خود ادغام کنید که کلیه ایمیل‌های دریافتی را به تیکت تبدیل کند. این امر به عوامل شما اجازه می‌دهد تا تمام ظرفیت خود را در حل مشکلات بیشتر در دوره زمانی کوتاه‌تر به کار گیرند.

اولویت‌بندی

در یک محیط کسب و کار بسیار پویا، مهم است که بدانید که چه نوع تیکت های پشتیبانی به تصمیم فوری نیاز دارد و کدام‌یک از آن‌ها می‌تواند کندتر رسیدگی شود. فقط یک سیستم تیکتینگ این کار را انجام می‌دهد. این امر به شما اجازه می‌دهد تیکت های ورودی خود را بر اساس چندین پارامتر اولویت‌بندی کنید. به‌عنوان‌مثال، یک درخواست سرویس از مدیرعامل اجرایی (CEO) شما در مقایسه با یک تیکت در مورد یک چاپگر خراب، ممکن است نیاز به یک اقدام فوری (اولویت بالا) داشته باشد. بر اساس فرآیند کسب و کار خود، شما می‌توانید سطح اولویت‌های خود را تعیین کنید و مطمئن شوید که مسائل حیاتی در ابتدا حل می‌شود.

بهره‌وری واحد

بعضی از سیستم‌های تیکتینگ ویژگی‌های اضافی را ارائه می‌دهند که به شما کمک می‌کند تا جریان‌های کاری حل مسائل را به‌صورت خودکار انجام دهید. این امر بدین معنی است که هنگامی‌که نرم‌افزار تیکتینگ، یک تیکت را از یک ایمیل خاص دریافت می‌کند، با تکمیل معیارهای خاص، اقدام پیش‌فرض انجام می‌شود. این کار باعث می‌شود کارکنان شما صرفه‌جویی زیادی در زمان داشته باشند و بهره‌وری آن‌ها به میزان قابل‌توجهی افزایش یابد. این سیستم‌های مدیریت تیکت یک دید کلی از تمام عملیات را ارائه می‌دهند- بیشتر شبیه یک مرکز ارائه دهنده سرویس تک لایه برای تمام نیازهای تیکتینگ شما. از وضعیت تیکت تا اولویت‌بندی و سایر داده‌های مربوطه، به عوامل کمک می‌کند تا تمام اطلاعات لازم را فقط از یک صفحه به‌جای چندین صفحه به دست آورد. افزون بر این، برخی از نرم‌افزارها نیز با داشتن یک پایگاه دانش داخلی، به کاربران فعال برای پیدا کردن جواب پرسش‌ها و مسائل خود کمک می‌کند. این کار تا حد زیادی به پایین آوردن بار کاری از دوش کارکنان شما کمک می‌کند.

SLAs، نظارت و گزارش دهی

توافق سطح سرویس یا SLA، یک قرارداد بین ارائه‌دهنده سرویس و مشتری است که در آن دو عنصر اصلی یعنی: زمان پاسخ‌دهی و زمان حل مسئله را تعیین می‌کند. این امر به تعیین انتظارات بین دو طرف برای تضمین یک معامله تجاری صحیح کمک می‌کند. یک سیستم مدیریت مناسب، قطعاً دربردارندهٔ سیاست‌های SLA به‌عنوان یکی از ویژگی‌های برتر آن خواهد بود و بر نظارت آن‌ها در موارد نقض و موارد با اولویت بالا کمک خواهد کرد.

از دیدگاه مزایای کسب و کار، سیستم‌های تیکتینگ نیز از ماژول‌هایی برای نظارت و گزارش دهی، برای ردیابی فعالیت‌های عوامل در میز کار و سطوح بهره‌وری آن‌ها استفاده می‌کنند. داده‌ها و گزارش‌هایی با زمان واقعی به مدیران کمک می‌کند تصمیمات آگاهانه بگیرند و راهبردهای کسب و کار را بهتر طراحی کنند. برای مطالعه بیشتر در مورد مزایای استفاده از نرم‌افزار تیکتینگ به این صفحه مراجعه کنید.