چگونه یک سیستم تیکتینگ برای کسب و کار خود انتخاب کنید؟

اگر به شیوه درست استفاده کنید، سیستم های تیکتینگ می‌تواند تا حد زیادی برای کسب و کار شما سودمند باشد. آن‌ها به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا هزینه‌ها و زمان صرف شده برای حل مسائل را کاهش داده، بهره‌وری تک‌تک عوامل را بهبود داده و برای ارائه خدمات مؤثر، بهترین قابلیت‌های عملی را دارند. نرم‌افزارهای تیکتینگ در تمام شکل‌ها و اندازه‌ها وجود دارند. برخی از آن‌ها از ویژگی‌های گسترده‌ای مانند مدیریت پروژه، مدیریت مالی و هشدارهای آنی پشتیبانی می‌کنند، درحالی‌که بقیه فقط با ویژگی‌های اساسی مانند تیکتینگ، رویداد، مشکل، تغییر و مدیریت انتشار کار می‌کنند؛ اما وقتی که به انتخاب مناسب برای شرکت یا کسب و کار شما می‌رسید، مسائل ممکن است کمی پیچیده شوند. چالشی به وجود می‌آید و آن این است که: باید درک کنید کدام‌یک مشکل شما را حل می‌کند بدون اینکه فقط به فکر گرفتن پول از شما باشد. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد چگونگی انتخاب سیستم مناسب تیکتینگ برای کسب و کار خود این مطلب را مطالعه کنید.

فناوری میزبانی

سیستم تیکتینگ معمولاً در دو مدل مختلف ارائه می‌شود: مبتنی بر ابر (کلودی) و سازمانی. مدل مبتنی بر ابر یا مدل SaaS (نرم‌افزار به‌عنوان یک سرویس) در حال حاضر بهترین انتخاب است، زیرا بیشتر سازمان‌ها تمرکز خود را به سمت هزینه اجرای پایین‌تر تغییر داده‌اند. این مدل مزایای دیگری نسبت به راه‌حل‌های سازمانی معمول دارد. به‌عنوان‌مثال، فرآیند راه‌اندازی آن، برخلاف سیستم تیکتینگ سازمانی که شامل هزینه‌های پیاده‌سازی است، ساده و راحت است. میزبانی نیز توسط ارائه‌کننده پشتیبانی می‌شود درحالی‌که در راه‌حل‌های سازمانی، سیستم تیکتینگ شما بر روی سرورهای شما میزبانی می‌شود. این امر موجب هزینه‌های نگهداری و نظارت اضافی می‌شود. مدل قیمت‌گذاری نیز ساده است، زیرا معمولاً مبتنی بر اشتراک (ماهانه یا سالانه) است.

قابلیت استفاده

سهولت استفاده یکی دیگر از عوامل کلیدی است که انتخاب سیستم تیکتینگ مناسب شما را تعیین می‌کند. ویژگی‌های زیاد داشتن لزوماً بهترین نیست، زیرا بسیاری از ویژگی‌های میز کار، پیچیدگی بالاتری دارند. نرم‌افزار باید برای هر دو طرف- درخواست کننده یا مشتری و عامل پشتیبانی - قابلیت استفاده آسان داشته باشد. سیستم تیکتینگ باید محیطی داشته باشد که وارد کردن داده‌ها را آسان، اولویت‌ها را تخصیص، وضعیت تیکت را بروز رسانی، ذینفعان متعدد را اضافه و چندین مورد دیگر را، به‌منظور مطابقت با الزامات کسب و کار شما انجام دهد. پس از بیان این امر، دانستن الزامات کسب و کار شما قبل از اینکه شما در مورد انتخاب سیستم تیکتینگ مناسب فکر کنید، نیز مهم است. هیچ لطفی در پرداخت اضافه برای ویژگی‌هایی که گروه IT شما هرگز از آن استفاده نخواهد کرد، وجود ندارد. به‌عنوان‌مثال، اگر سازمان شما نرم‌افزار را توسعه ندهد، شما لازم نیست یک نرم‌افزار که دارای ویژگی‌های مدیریت پروژه سریع است، تهیه کنید؛ بنابراین، بهتر است به‌طور کامل استفاده از ابزار را تحلیل و آن را با الزامات خاص سازمان خود مطابقت دهید.

سفارشی‌سازی و یکپارچه‌سازی

یک نرم افزار تیکتینگ مناسب باید شامل ویژگی‌هایی مانند پایگاه‌های دانش، SLAها و جریان‌های کاری باشد. ابزار را تحلیل کنید تا ببینید آیا تمام ویژگی‌های فوق‌الذکر قابل تنظیم هستند یا خیر. پیکربندی جریان‌های کاری و SLAها می‌تواند راه‌حلی برای اطمینان از افزایش بهره‌وری و رضایت مشتری باشد. قابلیت تنظیم بیشتر ابزار، باعث می‌شود، نرم افزار با شرکت شما سازگاری بیشتری داشته باشد. افزون بر این، شما باید اطمینان حاصل کنید که ابزار میز کار به‌صورت یکپارچه با تمام برنامه‌های دیگر شما ادغام می‌شود. شرکت شما ممکن است از مجموعه‌ای کاملاً متفاوت از برنامه‌های کاربردی دیگر برای سایر عملیات تجاری استفاده کند. اگر نرم افزار تیکتینگ جدید، طیف گسترده‌ای از یکپارچه‌سازی‌های سطح API را فراهم می‌کند، این امر به‌شدت به دسترسی سریع به اطلاعات در سراسر شرکت شما کمک می‌کند و همه‌چیز را برای شما راحت‌تر می‌کند.

این‌ها راهنمایی‌های اساسی است که به تصمیم‌گیری شما و انتخاب سیستم تیکتینگ مناسب برای نیازهای تجاری شما کمک می‌کند. وقتی تصمیم گرفتید، نسخه آزمایشی رایگان محصول را استفاده کنید، زیرا اکثر فروشندگان نسخه‌های آزمایشی را ارائه می‌کنند. این امر به شما کمک می‌کند تا با استفاده از آن در محیط کسب‌وکار خود، انتخاب خود را ارزیابی و بررسی کنید. در این مرحله، شما می‌توانید خدمات و پشتیبانی از طرف فروشنده نرم افزار را نیز تجربه کنید. این امر به دانستن اعتبار و کیفیت پشتیبانی ارائه دهنده محصول کمک می‌کند، زیرا این امر یک معامله است که تعیین می‌کند، شما به‌عنوان مشتری آن‌ها خواهید بود یا خیر. همیشه سعی کنید از این رابطه حداکثر استفاده را داشته باشید. به‌طور خلاصه، سیستم تیکتینگ مناسب با ویژگی‌هایی شناخته می‌شود که استفاده از آن آسان، از نظر سفارشی‌سازی و یکپارچه‌سازی‌ها بسیار انعطاف‌پذیر و مهم‌تر از همه، با ITIL هماهنگ است. پیدا کردن یک راه‌حل جامع مشکل است، اما اگر شما از دستورالعمل‌های فوق پیروی کنید، شما به یک راه‌حل مناسب، خواهید رسید.

استفاده از گزارش‌ها و تحلیل‌های آنی

سیستم تیکتینگ به شما اجازه می‌دهد تا گزارش‌های خود را برای به دست آوردن داده‌های آنی سفارشی کنید. اکثر ابزارهای میز کار، گزارش‌های داخلی و ویژگی‌های تحلیل را ارائه می‌دهند، اما اغلب استفاده نشده‌اند. هنگامی‌که به‌درستی به کار گرفته می‌شود، می‌تواند بینش عمیقی در مورد چگونگی استفاده از سیستم تیکتینگ شما به‌صورت روزانه، ارائه دهد و به شما در تصمیم‌گیری‌های کلیدی و راهبردهای جدید کمک کند. این گزارش دهی و تحلیل آنی به‌شدت زمان صرف شده برای تولید گزارش‌های جدید از چرک‌نویس‌ها را کاهش می‌دهد. به‌این‌ترتیب، باعث می‌شود در زمان و پول ارزشمند صرفه‌جویی کنید.